ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation System : OAS)

          ระบบสำนักงานอัตโนมัติ หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ใช้บุคลากรน้อยที่สุด โดยอาศัยเครื่องมือแบบอัตโนมัติและระบบสื่อสารเชื่อมโยงข่าวสารระหว่างเครื่องมือเหล่านั้นเข้าด้วยกัน มีจุดมุ่งหมายให้เป็นระบบที่ไม่ใช้กระดาษข่าวสารถึงกันด้วยข้อมูลทาง อิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Interchange) แทน ซึ่งมีรูปแบบในการใช้งาน 2 ลักษณะ คือ

1. รูปแบบของระบบงานพิมพ์และการประมวลผลทางอิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่ การสื่อสารด้วยข้อความ

 E –mail , FAX
          E-mail คือ จดหมาย ที่ใช้รับส่งกันโดยผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ บางแห่งใช้เฉพาะภายใน บางแห่งใช้เฉพาะภายนอกองค์กร การใช้งานก็เหมือนกับเราพิมพ์ข้อความในโปรแกรม word จากนั้นก็คลิกคำสั่ง เพื่อส่งออกไป โดยจะมีชื่อของผู้รับ ซึ่งเราเรียกว่า Email Address เป็นหลักในการรับส่ง

ภาพจาก :https://login.live.com/login.srf?wa=wsignin1.0&rpsnv=13&ct=1473698424&rver=6.4.6456.0&wp=MBI_SSL_SHARED&wreply=https:%2F%2Fmail.live.com%2Fdefault.aspx%3Fmkt%3Dth-th&lc=1054&id=64855&mkt=th-th&cbcxt=mai

                 Fax เป็นระบบสื่อสารข้อมูลที่เป็นเอกสารและภาพที่ส่งมาในรูปของสัญญาณไฟฟ้าผ่านสายโทรศัพท์เครื่องรับ/ส่งแฟกซ์หรือโทรสารนั้น ปัจจุบัน เราอาจจะต่อสายแฟกซ์ผ่านโมเด็มเข้าสู่ เครื่องคอมพิวเตอร์ได้ ในกรณีเช่นนี้ จะเป็นการส่งหรือรับข้อมูลจากคอมพิวเตอร์เลย ไม่ต้องใช้กระดาษ คล้ายไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์

                                      Fax

  

Fax - Modem

ภาพจาก  http://www.mktele.com/fax-machine-service.html
             http://www.it-guides.com/buying-guide/how-to-buy-fax-modem

2. รูปแบบการประชุมทางไกลด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ เช่น การประชุมทางไกลแบบมีแต่เสียง (Audio Conferencing) การประชุมทางไกลแบบมีทั้งภาพและเสียง (Video – Conferencing)


           Video Conference คือระบบการติดต่อสื่อสารที่สามารถรับ-ส่งข้อมูลภาพ(ผู้ร่วมประชุมและเอกสารที่นำเสนอ) และข้อมูลเสียง ระหว่างจุดต่อจุดหรือจุดต่อหลายๆจุดโดยผ่านระบบสื่อสาร (IP หรือ ISDN) ซึ่งจะเป็นลักษณะของการโต้ตอบซึ่งกันและกันแบบสองทางหรือพูดง่ายๆก็คือระบบประชุมทางไกลที่ผสมผสานระหว่างภาพ ข้อมูล และเสียง ให้เปรียบเสมือนมีการประชุมอยู่ในห้องเดียวกัน

ภาพจาก  http://www.conferenceeasy.com/wp-content/uploads/2013/03/video-conference.jpg

Skype เป็นโปรแกรมแชทผ่านกล้องเว็บแคมพร้อมคุยผ่านไมค์ โปรแกรมใช้ระบบการทำงานแบบ P2P ทำให้เราสามารถคุยไปพร้อมๆ กับมีการแลกเปลี่ยนไฟล์กันได้ สำหรับเวอร์ชั่นใหม่ก็มีการพัฒนาในส่วนของ Group Chat ที่จะทำให้เราสามารถคุยกับเพื่อนๆ ได้เป็นกลุ่ม ทำให้สามารถนำมาประยุกต์ใช้ในการประชุมออนไลน์ได้อย่างลงตัว

 

 ภาพจาก  http://www.rusogratis.com/lecciones-por-skype.php

ประโยชน์ที่ได้รับ

1. เพิ่มประสิทธิภาพขององค์กร
2. ป้องกันการสูญหายของภูมิปัญญา ในกรณีที่บุคลากรเกษียณอายุ ลาออก หรือเสียชีวิต
3. เพิ่มศักยภาพในการแข่งขันและความอยู่รอด
4. เป็นการลงทุนในต้นทุนมนุษย์ในการพัฒนาความสามารถที่จะแบ่งปันความรู้ที่ได้เรียนรู้มาให้กับคนอื่นๆ ในองค์กร และนำความรู้ไปปรับใช้กับงานที่ทำอยู่ให้เกิดประสิทธิผลมากยิ่งขึ้น
5. ช่วยเพิ่มขีดความสามารถในการตัดสินใจและวางแผนดำเนินงานให้รวดเร็วและดีขึ้น
6. ผู้บังคับบัญชาสามารถทำงานเชื่อมโยงกับผู้ใต้บังคับบัญชาให้ใกล้ชิดกันมากขึ้น ช่วยเพิ่มความกลมเกลียวในหน่วยงาน
7. เมื่อพบข้อผิดพลาดจากการปฏิบัติงาน ก็สามารถหาวิธีแก้ไขได้ทันท่วงที
8. แปรรูปความรู้ให้เป็นทุน ซึ่งเป็นการสร้างความท้าทายให้องค์กรผลิตสินค้าและบริการจากความรู้ที่มี เพื่อเพิ่มคุณค่า และรายได้ให้กับองค์กร
9. เพื่อการสร้างสรรค์ และบรรลุเป้าหมายของจินตนาการที่ยิ่งใหญ่
10. เปลี่ยนวัฒนธรรม จาก วัฒนธรรมอำนาจ / แนวดิ่ง สู่ วัฒนธรรมความรู้ / แนวราบ
11. ความสามารถในการปรับตัวและความยืดหยุ่น
12. การจัดการความรู้ช่วยให้องค์กรมีความเข้าใจลูกค้า แนวโน้มของการตลาด และการแข่งขันทำให้เพิ่มโอกาสในการแข่งขัน
13. การพัฒนาทรัพย์สินทางปัญญาเป็นการพัฒนาความสามารถขององค์กรในการใช้ประโยชน์จากทรัพย์สินทางปัญญาที่มีอยู่
14. การยกระดับผลิตภัณฑ์การนำการจัดการความรู้มาใช้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการผลิตและบริการ
15. การบริหารลูกค้า การศึกษาความสนใจและความต้องการของลูกค้าจะเป็นการสร้างความพึงพอใจและเพิ่มยอดการขาย และการสร้างรายได้
16. การเพิ่มความสามารถในการแข่งขันการเรียนรู้ร่วมกัน

แหล่งข้อมูล : http://bussara2635.blogspot.com/2012/12/essmiskwsoastps.html
                http://dictionary.sanook.com/search/dict-computer/fax                                   http://www.conferenceeasy.com/faqs