ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง (Executive
Information System: EIS)
ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร (Executive Information Systems) หรือที่เรียกว่า EIS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้นโดยเฉพาะ เพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการ ทักษะ และความสามารถในการเข้าถึงสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร เนื่องจากผู้บริหารเป็นกลุ่มบุคคลที่ต้องการข้อมูลที่มีลักษณะเฉพาะ โดยเฉพาะด้านระยะเวลาในการเข้าถึงและทำความเข้าใจกับข้อมูล โดยเฉพาะการเปลี่ยนแปลงและการแข่งขันทางธุรกิจที่เกิดขึ้นและปรับตัวอย่างรวดเร็วในปัจจุบันได้สร้างแรงกดดันให้ผู้บริหารต้องตัดสินใจภายใต้ข้อจำกัดของทรัพยากรทางการจัดการ ระยะเวลา ข้อมูล และการดำเนินงานของคู่แข่งขัน นอกจากนี้ผู้บริหารหลายคนยังมีความรู้เกี่ยวกับเทคโนโลยี สารสนเทศที่จำกัด โดยเฉพาะผู้บริหารระดับสูงที่มีอายุมากและไม่มีโอกาสได้พัฒนาความรู้ ความเข้าใจ และทักษะด้านการใช้งานสารสนเทศ ดังนั้นจึงมีความจำเป็นที่จะต้องพัฒนาและออกแบบระบบสารสนเทศที่สามารถช่วยให้ผู้บริหารปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพ ระบบข้อมูลสำหรับผู้บริหารต้องมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร (Executive Information Systems) หรือที่เรียกว่า EIS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้นโดยเฉพาะ เพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการ ทักษะ และความสามารถในการเข้าถึงสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร เนื่องจากผู้บริหารเป็นกลุ่มบุคคลที่ต้องการข้อมูลที่มีลักษณะเฉพาะ โดยเฉพาะด้านระยะเวลาในการเข้าถึงและทำความเข้าใจกับข้อมูล โดยเฉพาะการเปลี่ยนแปลงและการแข่งขันทางธุรกิจที่เกิดขึ้นและปรับตัวอย่างรวดเร็วในปัจจุบันได้สร้างแรงกดดันให้ผู้บริหารต้องตัดสินใจภายใต้ข้อจำกัดของทรัพยากรทางการจัดการ ระยะเวลา ข้อมูล และการดำเนินงานของคู่แข่งขัน นอกจากนี้ผู้บริหารหลายคนยังมีความรู้เกี่ยวกับเทคโนโลยี สารสนเทศที่จำกัด โดยเฉพาะผู้บริหารระดับสูงที่มีอายุมากและไม่มีโอกาสได้พัฒนาความรู้ ความเข้าใจ และทักษะด้านการใช้งานสารสนเทศ ดังนั้นจึงมีความจำเป็นที่จะต้องพัฒนาและออกแบบระบบสารสนเทศที่สามารถช่วยให้ผู้บริหารปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพ ระบบข้อมูลสำหรับผู้บริหารต้องมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
คุณสมบัติของระบบ EIS
– มีการใช้งานบ่อย
– ไม่ต้องมีทักษะทางคอมพิวเตอร์สูง
– ความยืดหยุ่นสูงสามารถเข้ากันได้กับรูปแบบการทำงานของผู้บริหาร
– การใช้งานใช้ในการตรวจสอบ ควบคุม
– การสนับสนุนการตัดสินใจไม่มีโครงสร้างแน่นอน
– ผลลัพธ์ที่แสดงจะเป็นตัวอักษร ตาราง ภาพและเสียง รวมทั้งระบบมัลติมีเดีย
– การใช้งานภาพกราฟิกสูง จะใช้รูปแบบการนำเสนอต่างๆ
– ความเร็วในการตอบสนองรวดเร็วทันทีทันใด
– ความยืดหยุ่นสูงสามารถเข้ากันได้กับรูปแบบการทำงานของผู้บริหาร
– การใช้งานใช้ในการตรวจสอบ ควบคุม
– การสนับสนุนการตัดสินใจไม่มีโครงสร้างแน่นอน
– ผลลัพธ์ที่แสดงจะเป็นตัวอักษร ตาราง ภาพและเสียง รวมทั้งระบบมัลติมีเดีย
– การใช้งานภาพกราฟิกสูง จะใช้รูปแบบการนำเสนอต่างๆ
– ความเร็วในการตอบสนองรวดเร็วทันทีทันใด
โครงสร้างของระบบ EIS
ภาพจาก :http://pimchanokkongdee.blogspot.com/2015/11/eis-7.html
User / Role Matrix Model
ระบบ EIS รองรับให้สามารถใช้งานและร่วมกันทำงานได้หลายคน และหลายระดับตั้งแต่ผู้ปฎิบัติงานส่วนต่างๆไปจนถึงผู้บริหารระดับสูง บนข้อมูลชุดเดียวกัน ซึ่งทำให้ข้อมูลมีความถูกต้อง แม่นยำ และสามารถเห็นทั้งภาพรวม รวมทั้งรายละเอียดของแต่ละจุดได้ นอกจากนั้น ระบบ EIS สามารถที่จะกำหนดสิทธิในการเข้าถึงข้อมูลและแก้ไขข้อมูลของผู้ใช้งานในแต่ละระดับได้ด้วย
ภาพจาก :http://pimchanokkongdee.blogspot.com/2015/11/eis-7.html
รูปแบบข้อมูลในแต่ละจุด
ระบบรองรับให้สามารถเก็บข ้อมูลในลักษณะดังต่อไปนี้
1. ข้อมูลท่ัวไป (Static Information) ในรูปแบบข้อความ หรือ ตัวเลข เช่น ชื่อ, ที่อยู่, เบอร์โทรศัพท์
2. รูปภาพ หรือ VDO
3. ข้อมูลสถติิ(Statistics & History) เช่น ยอดขาย หรือ จำนวนลูกค้า เพื่อใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูล
หรือเรียกดูข้อมูลตามเงื่อนไขที่กำหนด
4. ข้อมูลในรูปแบบที่กำหนดเอง (Customized Form Design)
5. URL Link เช่น CCTV, Measurement device
ความสามารถทั่วไปของ EIS
– การเข้าถึงดาต้าแวร์เฮาต์ (Data Warehouse) ซึ่งเป็นการรวบรวมข้อมูลสำหรับการตัดสินใจ ประกอบด้วยฐานข้อมูลจากงานในระดับปฏิบัติการ เช่น วัสดุคงคลัง และฐานข้อมูลภายนอก เช่น ลักษณะของประชากร
– การใช้ความสามารถในการเจาะข้อมูล (Drill down) กล่าวคือ EIS จะประกอบด้วยการสรุปสารสนเทศเพื่อให้ผู้บริหารสามารถเจาลึกเพื่อกาสารสนเทศในรายละเอียดอีกครั้ง ดังนั้นการเจาะข้อมูลหมายถึง ความสามารถในการให้รายละเอียดของสารสนเทศ เช่น หากผู้บริหารสังเกตเห็นการลดลงของยอดขายในรายงานประจำสัปดาห์ผู้บริหารอาจต้องดูรายละเอียดของยอดขายในแต่ละภาคเพื่อต้องการหาเหตุผล ถ้าข้อมูลแสดงว่าภาคใดภาคหนึ่ง มีปัญหา ผู้บริหารอาจจะเจาะลงในรายละเอียดของการขายสินค้าแต่ละผลิตภัณฑ์ หรือยอดขายของพนักงานขายแต่ละคนก็ได้ การเจาะลึกของข้อมูลอาจทำได้ต่อเนื่องกันหลายระดับของข้อมูล การเจาะลึกดังกล่าวผู้บริหารสามารถทำไดเองโดยไม่จำเป็นองปรึกษากับโปรแกรมเมอร์แต่อย่างใด
– การนำเสนอข้อมูลในลักษณะที่มีความยืดหยุ่น ระบบ EIS จะมีการรายงานซึ่งมีความยืดหยุ่นกว่าระบบ MRS มาก กล่าวคือ ระบบ MRS จะมีการกำหนดสารสนเทศไว้ล่วงหน้า แต่ EIS จะเริ่มจากสิ่งที่ไม่ได้กำหนดไว้ล่วงหน้า และยังมีรูปแบบรายงานต่างๆ ให้ผู้บริหารได้เลือกอีก (แนวคิดเดียวกับแบบ drill down) ซึ่งช่วยให้ผู้บริหารสามารถ ได้ทราบสารสนเทศในเชิงลึกมากขึ้น และบางครั้งถึงกับออกแบบในลักษณะกราฟฟิคเอาไว้ด้วย ลักษณะการนำเสนอในแบบนี้เป็นข้อแตกต่างของ MRS และ EIS
– การเข้าถึงสารสนเทศที่หลากหลาย ระบบ EIS ช่วยให้ผู้บริหารสามารถเข้าถึง สารสนเทศได้ทุกประเภท ทั้งสารสนเทศจากภายในหน่วยงานและภายนอกหน่วยงานซึ่งเป็นเรื่องเกี่ยวกับสิ่งแวดล้อมขององค์การด้วย
– การใช้โมเดลในการวิเคราะห์แนวโน้ม (Trend analysis) การวิเคราะห์ข้อมูลอาจจำเป็นต้องทราบแนวโน้มในอนาคต โดยเฉพาะเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงในข้อมูล การวิเคราะห์แนวโน้มจะทำได้โดยใช้โมเดลการพยากรณ์ การวิเคราะห์แนวโน้ม เช่น ยอดขายจะมีการเพิ่มขึ้นหรือไม่ ส่วนแบ่งการตลาดจะลดลงหรือไม่
หน้าที่ของ EIS
1. ช่วยในการวางแผนกลยุทธ์ โดยประเมินและทำความเข้าใจเกี่ยวกับสถานการณ์ต่างๆ ได้อย่างรวดเร็วและนำสารสนเทศที่ถูกต้องเป็นปัจจุบันมีความรวดเร็วและช่วยในการพิจารณาสถานการณ์ทั้งภายในและภายนอก รวมทั้งทดสอบว่ากลยุทธ์ที่กำหนด ได้ผลหรือไม่ (Stair & Reynolds, 1999)
2. ช่วยในการควบคุมเชิงกลยุทธ์ (Strategic control) ซึ่งเกี่ยวกับการติดตาม และการจัดการการปฏิบัติขององค์การโดยการสร้างกระบวนการทำงานที่มีประสิทธิผลโดยการระบุปัจจัยต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น ปัญหา โอกาส หรือการเปลี่ยนแปลง เพื่อที่จะช่วยให้กระบวนการทำงานลื่นไหลไปได้ด้วยดี (Stair & Reynolds, 1999)
3. การสร้างเครือข่าย (Networks) เครือข่ายในที่นี้ หมายถึงบุคคลต่างๆ ทำงานร่วมกันในการบรรลุจุดมุ่งหมาย เครือข่ายนี้จะช่วยทำให้สารสนเทศที่เกี่ยวกับความคิดเห็นข้อสังเกต ข้อมูลหรือการเตือนภัยล่วงหน้าไหลติดต่อระหว่างสมาชิกในเครือข่าย
4. ช่วยในการติดตามสถานการณ์อย่างใกล้ชิด ระบบยังสามารถให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับคู่แข่งทั้งในระดับประเทศและต่างประเทศรวมทั้งสามารถในการจัดหาสินค้าของซัพพลายเออร์
5. ช่วยในการจัดการกับวิกฤต (Crisis management) แม้ว่าหน่วยงานจะมีการวางแผนกลยุทธ์ดีเพียงไร แต่บางครั้งวิกฤตที่ไม่คาดคิดอาจเกิดขึ้นได้ การจัดการวิกฤตเป็นหน้าที่ของผู้บริหารโดยตรง (Stair & Reynolds, 1999)
ข้อดีของระบบ EIS
1. ง่ายต่อผู้บริหารระดับสูงในการใช้งาน
2. การใช้งานไม่จำเป็นต้องมีความรู้เรื่องคอมพิวเตอร์
3. ให้สารสนเทศสรุปของบริษัทในเวลาที่ต้องการ
4. ทำให้สามารถเข้าในสารสนเทศได้ดีขึ้น
5. มีการกรองข้อมูลให้ประหยัดเวลา
6. ทำให้ระบบสามารติดตามสารสนเทศได้ดีขึ้น
ข้อด้อยของระบบ EIS
1. มีข้อจำกัดในการใช้งาน
2. อาจทำให้ผู้บริหารจำนวนมากรู้สึกว่าได้รับข้อมูลมากเกินไป
3. ยากต่อการประเมินผลประโยชน์ที่ได้จากระบบ
4. ไม่สามารถทำการคำนวณที่ซับซ้อนได้
5. ระบบอาจนะใหญ่เกินกว่าที่จะจัดการได้
6. ยากต่อการรักษาข้อมูลให้ทันสมัยอยู่ตลอดเวลา
7. ก่อให้เกิดปัญหาการรักษาความลับของข้อมูล
ตัวอย่างการใช้ระบบ EIS ในธุรกิจต่างๆ
ตัวอย่างที่ 1
บริษัทที่มีหน่วยงาน/ สาขา/ ผู้แทนหรือลูกค้ากระจายอยู่ทั่วพื้นที่ในประเทศไทย
- สามารถดูข้อมูลยอดขายในแต่ละพื้นที่(หรือหลายพื้นที่) ในช่วงเวลาต่างๆได้
- สามารถดูผล performance ของพนักงาน/หน่วยงานซึ่งประจายอยู่ในพื้นที่ต่างๆในช่วงเวลาต่างๆได้
- สามารถดูปริมาณสินค้าคงเหลือของแต่ละประเภทสินค้าในแต่ละพื้นที่(หรือหลายพื้นที่)ณ. ช่วงเวลาต่างๆได้
- สามารถดูปัญหาที่เกิดขึ้นจากการใช้บริการของลูกค้าในพื้นที่และในช่วงเวลาต่างๆ
- สามารถดูปัญหาการขนส่งสินค้าในพื้นที่ต่างๆ ณ ช่วงเวลาที่ต้องการได้
- สามารถดูการกระจายตัวของลูกค้า เพื่อนำไปใช้ปรับกลยุทธ์ในการขยายฐานลูกค้าและพัฒนา
ผลิตภัณฑ์และบริการให้หมาะกับความต้องการของลูกค้าในแต่ละพื้นที่
หมายเหตุ: การแสดงและเรียกดูข้อมูลสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความต้องการของลูกค้า
ตัวอย่างที่ 2
บริษัทอสังหาริมทรัพย์(ขายโครงการบ้านเดี่ยว ทาวน์เฮาส์ และคอนโดมิเนียม)
- สามารถดูการกระจายตัวของโครงการบ้านและคอนโดในจังหวัดหรือบริเวณที่ต้องการ(รวมบริษัทคู่แข่ง)
- สามารถเลือกดูข้อมูลตามประเภทโครงการ/ ราคา/ บริษัทเจ้าของโครงการในช่วงเวลาต่างๆได้
- สามารถแสดงข้อมูลโครงการที่ลูกค้าสนใจได้ง่าย โดยอาจคลิกเลือกจากแผนที่ หรือ การค้นหาโดยใส่ข้อมูลตำแหน่ง, ราคา หรือประเภทโครงการ
- สามารถดูข้อมูลการกระจายตัวของประชากรในแต่ละพื้นที่ ทำให้การวางแผนสร้างโครงการต่างๆเป็ นไปได้อย่างเหมาะสม
- สามารถดูข้อมูลพื้นที่น้ำท่วมในแต่ละปี ได้ ซึ่งจะช่วยตัดสินใจในการเลือกพื้นที่เพื่อก่อสร้างโครงการต่างๆ
หมายเหตุ: การแสดงและเรียกดูข้อมูลสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความต้องการของลูกค้า
ตัวอย่างที่3
บริษัทประกันภัย/ ประกันชีวิต
- สามารถดูการกระจายตัวของลูกค้าที่ทำประกันภัยประเภทต่างๆ เพื่อใช้ในการบริหารความเสี่ยงของธุรกิจ
- สามารถดูขอบเขตพื้นที่ซึ่งเป็นบริเวณเสี่ยงต่อการเกิดโรคระบาด, ภัยแล้ง, น้ำท่วม หรือ ความไม่สงบเพื่อพิจารณาการอนุมัติค้ำขอทำประกันและอัตราเบี้ยประกันภัย/ ประกันชีวิต
- สามารถดูข้อมูลยอดขายของลูกค้าในบริเวณต่างๆ ณ ช่วงเวลาที่กำหนด
หมายเหตุ: การแสดงและเรียกดูข้อมูลสามารถปรับเปล่ียนได้ตามความต้องการของลูกค้า
ที่มา :https://acc5606103108.wordpress.com/2013/07/13
http://pimchanokkongdee.blogspot.com/2015/11/eis-7.html
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น